入管の電子届出システムとは

日本に在留している外国人には一定のケース毎に入管への届出義務があります。
さらに外国人本人だけでなく、外国人を雇用している企業や留学生を受け入れている教育機関(以下「所属機関」)にも入管への届出が求められていることをご存知でしょうか。

これらの届出手続は入管の電子届出システムを利用してオンラインでいつでもできるので、該当する場合は手続をしておきましょう。

入管の電子届出システムとは

入管の電子届出システムは、正式名称を「出入国在留管理庁電子届出システム」といい2013年から稼働しています。
昨年2019年4月にスタートした在留申請手続のオンライン化と比べると随分と前から導入されていて、オンライン特有のメリットがいくつかあります。
・入管に出向かず、自宅やオフィスからネットでの届出が可能
・24時間利用可能
・無料
・記載漏れを自動でチェック

内容は次の①~④の届出をオンラインで行うことができるシステムです。

届出の種類届出をする人
①「所属機関に関する届出」
②「配偶者に関する届出」
外国人本人(原則)
③「所属機関による届出」
④「留学生の受入れ状況に関する届出」
外国人を受入れている所属機関の職員(原則)

①~④それぞれ解説します。

① 所属機関に関する届出

<手続対象者>
次の在留資格をもつ外国人本人
「教授」
「高度専門職1号イ・ロ・ハ」「高度専門職2号イ・ロ・ハ」
「経営・管理」
「法律・会計業務」
「研究」
「医療」
「教育」
「技術・人文知識・国際業務」
「企業内転勤」
「介護」
「興行」
「技能」
「技能実習」
「特定技能」
「留学」
「研修」

<届出をしなければならないケース>
1.所属機関の名称変更・所在地変更・消滅があった
2.所属機関から離脱(契約終了)した
3.所属機関から移籍(新たな契約締結)をした
4.所属機関から離脱して新たな所属機関に移籍をした※
※2と3が14日以内に収まるケースで同時に届出
例、転職による会社との契約終了と、新たな会社との契約締結が14日以内に生じた場合の届出を同時に行う場合

<届出期間>
上記ケースが生じた日から14日以内

<必要書類>
届出書

<届出先>
・窓口持参の場合 ⇒ 最寄りの入管
・郵送の場合 ⇒ 東京出入国在留管理局在留管理情報部門届出受付担当宛
・インターネットを利用する場合 ⇒ 出入国在留管理庁電子届出システム

② 配偶者に関する届出手続

<手続対象者>
次の在留資格をもつ外国人本人
「家族滞在」(配偶者としての活動を行う者)
「日本人の配偶者等」(日本人の配偶者の身分を有する者)
「永住者の配偶者等」(永住者等の配偶者の身分を有する者)

<届出をしなければならないケース>
配偶者と離婚又は死別したとき

<届出期間>
上記ケースが生じた日から14日以内

<必要書類>
届出書

<届出先>
・窓口持参の場合 ⇒ 最寄りの入管
・郵送の場合 ⇒ 東京出入国在留管理局在留管理情報部門届出受付担当宛
・インターネットを利用する場合 ⇒ 出入国在留管理庁電子届出システム

③ 所属機関による届出(努力義務)

<手続対象者>
次の在留資格をもつ外国人の受入れを開始または終了した機関の職員(ex,会社の人事担当など)
「教授」
「高度専門職1号イ・ロ・ハ」「高度専門職2号イ・ロ・ハ」
「経営・管理」
「法律・会計業務」
「研究」
「医療」
「教育」
「技術・人文知識・国際業務」
「企業内転勤」
「介護」
「興行」
「技能」
「研修」

<届出を行うべきケース>
上記対象となる外国人の受入れを開始または終了したとき

<届出期間>
上記ケースが生じた日から14日以内

<必要書類>
届出書

<届出先>
・窓口持参の場合 ⇒ 最寄りの入管
・郵送の場合 ⇒ 東京出入国在留管理局在留管理情報部門届出受付担当宛
・インターネットを利用する場合 ⇒ 出入国在留管理庁電子届出システム

④ 留学生の受入れ状況に関する届出(努力義務)

<手続対象者>
「留学」の外国人学生を受け入れている機関の職員(ex,日本語学校・専門学校の人事担当など)

<届出を行うべきケース>
「留学」の外国人学生を受け入れたとき

<届出期間>
毎年5月1日及び11月1日から14日以内

<必要書類>
届出書

<届出先>
・窓口持参の場合 ⇒ 最寄りの入管
・郵送の場合 ⇒ 東京出入国在留管理局在留管理情報部門届出受付担当宛
・インターネットを利用する場合 ⇒ 出入国在留管理庁電子届出システム


以上が入管への届出の概要です。
つい忘れてしまいがちですが、①の場合はやるやらないで次回更新時の在留期間にも影響したりするので、やっておくことをお勧めします。(14日を過ぎてしまっても。)
もちろん弊社でも対応可能です。

 

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About the author

SHINGO ITO
SHINGO ITO
・Certified Administrative Procedures Specialist(行政書士)
・Immigration lawyer(入国管理局申請取次届出)
・Certified Skilled Worker of Financial Planning(2級FP技能士)
・Personal Information Protection Professional(個人情報保護士)
IT業界で10年間コーディネーターとして幅広く業務を担当。
2016年これまでに得た経験を活かすため行政書士に転身。
その後1年間の下積みを経て行政書士伊藤真吾事務所を開設。
趣味は、深夜の一人映画館と断捨離とバイク。家は小遣い制。
【Affiliation】
日本行政書士会連合会 登録番号 第16081519号
東京都行政書士会   会員番号 第11086号
【Other qualifications】
調理師免許
大型自動車免許
中型自動二輪免許